Update: “Other Leave with Pay” Code 699

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From: Defence Team Messages / Messages de l’Équipe de la Défense
Sent: November 6, 2020 12:32 PM
Subject: November 6: Update: “Other Leave with Pay” Code 699 / Le 6 novembre : Mise à jour : « Autres congés payés » (code 699)

November 6, 2020

Le texte français suit.

Defence Team public service employees: as we continue to work in an environment altered by COVID-19 and with the resurgence of COVID-19 infections in many parts of the country, preserving the health and safety of our team remains paramount. While we continue to manage COVID-19 in our ongoing operations and adapt to changing regional and local circumstances, balancing work and home responsibilities may be challenging for some members.

Over the past several months, employees’ capacity to work remotely has become maximized, as the vast majority of employees are working full time, either remotely or onsite, making use of flexible or alternate work arrangements or leave options, when needed. Although most employees have been able to leverage flexible work arrangements, some may be unable to work for reasons beyond their control. Code 699 should only be used in these situations and when all other options have been exhausted. This type of leave is not to be used to replace vacation leave.

Updated guidance and eligibility

Updated guidance around the use of ‘Other Leave With Pay (699)’ will be effective November 9, 2020. This updated guidance emphasizes that this leave should be granted on a case-by-case basis. Remote or alternate work, flexible work hours, and other relevant paid leave must first be considered before using this leave.

Once all available options have been considered, and managers have consulted with their Labour Relations advisors, ‘Other Leave With Pay (699)’ could be available in situations where an employee:

o   has work or technology limitations,

o   cannot work remotely and has been diagnosed with COVID-19, is experiencing symptoms and/or is required to self-isolate,

o   has caregiving responsibilities as a result of such things as school or daycare closures, or COVID-19 illness or isolation requirements, or

o   cannot work remotely and is at high risk or has someone in their care who is at high risk of severe illness from COVID-19.

Paid leave should only be provided to students, casuals, and terms of less than three months whose work is determined by a schedule, and who are required to be absent for hours they otherwise would have worked, should they be diagnosed with COVID-19. However, in no circumstance should paid leave be extended beyond the term of employment.

Schools and Daycares

As schools and daycares remain open, it is expected that those who could not work due to childcare obligations have returned to work. It is, however recognized that there will be some instances where employees may be unable to work fulltime hours if children are unable to return to school or daycare due to health reasons, limited availability of spaces, or other restrictions put in place by provincial or territorial authorities. In these cases, when alternate childcare or flexible work arrangements cannot be made, the employee may be eligible for Code 699. Each request for Code 699 leave should be reviewed based on the individual’s circumstances and is subject to management discretion, in consultation with LR.

Flexible Work Options

In order to provide employees with alternatives to taking leave, the Department of National Defence (DND) has updated the Civilian Flexible Work Program and introduced an accompanying directive. As part of this directive, employees should have completed and signed the mandatory Civilian Flexible Work Agreement with their manager. This applies to those who currently have, or are seeking to request, a new flexible work option, and includes employees currently working remotely as a result of COVID-19.

Information on the updated Civilian Flexible Work Program and Civilian Flexible Work Agreement [PDF, 1.57 MB]  form can be found here. For other COVID-19 related resources, please consult the Defence Team COVID-19 pageWorking remotelyResuming workFrequently Asked QuestionsEmployee Assistance Program and the online Mental Health resource hub and the Employee Illness and Leave page.

Department of National Defence

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Le 6 novembre 2020

Mise à jour : « Autres congés payés » (code 699)

Employés de la fonction publique de l’Équipe de la Défense : alors que nous continuons de travailler dans un environnement modifié en raison de la COVID-19, et compte tenu de la résurgence des infections de COVID-19 dans de nombreuses régions du pays, la protection de la santé et de la sécurité de notre équipe demeure primordiale. Nous continuons de gérer la COVID-19 dans le cadre de nos activités courantes et nous nous adaptons à l’évolution des circonstances régionales et locales, mais il peut être difficile pour certains membres de concilier les responsabilités professionnelles et familiales.

Au cours des derniers mois, la capacité des employés de travailler à distance a été maximisée, car la grande majorité d’entre eux travaillent à temps plein, à distance ou sur place, ayant recours à des modalités de travail flexibles ou alternatives, ou à des congés, au besoin. Bien que la plupart des employés puissent bénéficier des régimes de travail flexible, certains peuvent ne pas être en mesure de travailler pour des raisons indépendantes de leur volonté. Le code de congé 699 ne devrait être utilisé que dans de telles situations, et lorsque toutes les autres options ont été épuisées. Ce type de congé ne doit pas être utilisé pour remplacer les congés annuels.

Directive mise à jour et admissibilité

La directive mise à jour sur l’utilisation des « autres congés payés (699) » entrera en vigueur le 9 novembre 2020. Cette directive actualisée stipule que ce congé devrait être accordé au cas par cas. Il faut d’abord prendre en considération le travail à distance ou alternatif, les horaires flexibles et autres congés payés pertinents avant d’utiliser ce congé.

Une fois que toutes les options auront été envisagées et que les gestionnaires auront consulté leurs conseillers en relations de travail, les « autres congés payés (699) » pourraient être accordés dans les cas où un employé :

o   a des limitations liées au travail ou à la technologie;

o   ne peut travailler à distance et a reçu un diagnostic de COVID-19, en présente les symptômes et/ou doit s’isoler;

o   a des responsabilités en matière de soins d’une personne par suite de la fermeture de l’école ou du service de garde, du développement de la maladie de la COVID-19 ou d’exigences relatives à l’isolement de cette même personne;

o   ne peut travailler à distance et est à risque élevé ou a une relation de soins avec une personne considérée à risque élevé de développer une maladie grave en raison de la COVID-19.

Le congé payé doit être accordé uniquement aux étudiants, aux employés occasionnels et aux employés embauchés pour une période de moins de trois mois dont le travail est déterminé par un horaire qui sont tenus de s’absenter pour des heures qu’ils auraient autrement travaillées, parce qu’ils ont reçu un diagnostic de COVID-19. Toutefois, en aucun cas le congé payé ne doit être prolongé au‑delà de la durée de l’emploi.

Écoles et services de garde

Comme les écoles et les services de garde restent ouverts, on s’attend à ce que les employés qui ne pouvaient pas travailler en raison d’obligations de garde d’enfants puissent reprendre le travail. On reconnaît toutefois qu’il y aura des situations ou les employés ne seront pas en mesure de travailler à temps plein si leurs enfants ne peuvent pas retourner à l’école ou en service de garde pour des raisons de santé, à cause d’un manque de places disponibles ou en raison d’autres restrictions imposées par les autorités provinciales ou territoriales. Dans ces cas, lorsqu’il n’est pas possible de trouver de solutions alternatives au service de garde ou de réaménager l’horaire de travail, le code de congé 699 peut être utilisé pour les heures non travaillées. Chaque demande de congé 699 doit être vérifiée selon les circonstances de l’individu et la décision est laissée à la discretion du gestionnaire, en consultation avec l’équipe des relations de travail.

Options de travail flexible

Afin d’offrir aux employés des solutions de rechange aux congés, le ministère de la Défense nationale (MDN) a mis à jour le Programme civil de travail flexible et a publié une directive connexe. Conformément à cette directive, les employés doivent avoir rempli et signé l’entente de travail flexible pour le personnel civil obligatoire et l’avoir envoyé à leur gestionnaire. Cette exigence s’applique à ceux qui ont demandé une nouvelle option de travail flexible, ou qui prévoient le faire, et comprend les employés qui sont actuellement en télétravail en raison de la COVID-19.

Cliquez sur le lien suivant pour obtenir des renseignements sur le Programme civil de travail flexible mis à jour et le formulaire d’entente obligatoire [PDF, 1,57 Mo]. Pour connaître les autres ressources concernant la COVID-19, veuillez consulter les sites suivants : Équipe de la Défense – COVID-19Travailler à distanceRetour au travailFoire aux questions, le Programme d’aide aux employés, le Centre de ressources en ligne sur la santé mentale et Maladie et congé pour employés.

Ministère de la Défense nationale