Remote work and leave provisions
We have updated our guidance regarding remote work and leave provisions, including the use of ‘Other Leave with Pay (699)’ and it is now available on the Employee illness and leave page on Canada.ca. Employees who are able to work are generally fulfilling their duties remotely, or on-site when critical work cannot be carried out remotely. Managers can authorize ‘Other Leave with Pay (699)’ for employees who attest that they cannot work for the following reasons: (a) they have been diagnosed with COVID-19 or are experiencing related symptoms; (b) are at high risk for severe illness from COVID-19 and cannot work remotely; or (c) are living with a dependant that is at high risk for severe illness from COVID-19 and cannot work remotely.
As indicated in a previous bulletin, managers must communicate regularly with their employees to provide clear expectations and show flexibility as may be called for. This update has been informed by the persistent situation, the need to continue to support physical distancing and self-isolation, best practices and fairness to our workforce.
Disclosure and Management of COVID-19 cases
As part of our efforts to ensure that we are addressing cases of COVID-19 across the public service in a consistent manner that safeguards the health and safety of our employees, we have posted more information regarding employer and employee responsibilities to communicate any suspected or confirmed positive diagnoses among our workforce. This information builds on the guidelines that were recently shared with your Labour Relations and Communications communities.
Equipment for working remotely
While most employees have the standard equipment needed to work remotely, the duration of this crisis has led to questions about providing employees with additional equipment. Providing additional equipment to employees depends on the unique context in each department and the situation of the individual employee. Working with the Office of the Comptroller General, we have enclosed a framework to assist in making these decisions, clarifying who should receive what equipment, and how such equipment should be provided.
As always, in making such decisions, we must ensure the need is sufficiently pressing. We must, as well, respect value for money and remain prudent stewards of resources.
Validity period of TBS guidance
This updated guidance, and all other measures announced to assist our workforce throughout the exceptional circumstances caused by the fight against COVID-19, will remain in effect until non-critical business is authorized to resume or as indicated otherwise by the Employer. This may occur at different times across the country, as instructions from public health authorities are issued. We will continue to consult with your teams and bargaining agents as we adjust any guidance as necessary based on how the situation, and the governments’ response to the pandemic, are evolving.
I am grateful for your cooperation during this difficult time. Remember to look after yourselves and your family. Please also remind employees to refer to the helpful content on our COVID-19 site that includes information on safeguarding mental health and working remotely.
Alors que la pandémie continue d’évoluer et que les mesures d’éloignement physique se poursuivront probablement pendant encore plusieurs semaines, je vous fournis aujourd’hui des directives à jour concernant les dispositions relatives au travail à distance et aux congés après le 10 avril 2020. Je présente également quelques renseignements et ressources supplémentaires sur les diagnostics positifs de COVID-19 sur le lieu de travail et l’équipement permettant de travailler à distance.
Travail à distance et dispositions pour les congés
Nous avons mis à jour nos directives concernant le travail à distance et les dispositions relatives aux congés, y compris l’utilisation d’« autres congés payés (699) ». Elles peuvent désormais être consultées sur la page Maladie et congé des employés sur Canada.ca. Les employés qui sont en mesure de travailler remplissent leurs fonctions à distance ou sur le lieu de travail lorsque le travail critique ne peut être effectué à distance. Les gestionnaires peuvent autoriser un autre congé payé aux employés qui attestent qu’ils ne peuvent travailler pour les raisons suivantes : a) ils ont reçu un diagnostic de COVID-19 ou présentent des symptômes qui y sont associés; b) ils sont susceptibles d’être gravement malades s’ils contractent la COVID-19 et ne peuvent travailler à distance; c) ils vivent avec une personne à charge qui est susceptible d’être gravement malade si elle contracte la COVID-19 et ne peuvent travailler à distance.
Comme il est indiqué dans un bulletin précédent, les gestionnaires doivent communiquer régulièrement avec leurs employés pour fournir des attentes claires et faire preuve de la souplesse nécessaire. Cette mise à jour a été élaborée en tenant compte de la situation persistante, de la nécessité de continuer à soutenir l’éloignement physique et l’auto-isolement, des pratiques exemplaires et de l’équité à l’égard de notre effectif.
Divulgation et gestion des cas de COVID-19
Dans le cadre de nos efforts visant à garantir que nous traitons les cas de COVID-19 dans l’ensemble de la fonction publique d’une manière à la fois cohérente et qui préserve la santé et la sécurité de nos employés, nous avons publié d’autres renseignements sur les responsabilités de l’employeur et de l’employé en ce qui a trait à la communication de tous les diagnostics positifs suspectés ou confirmés chez nos employés. Ces renseignements s’appuient sur les lignes directrices qui ont été récemment communiquées à vos collectivités des relations de travail et des communications.
Équipement pour travailler à distance
Si la plupart des employés disposent de l’équipement standard nécessaire pour travailler à distance, la durée de cette crise a conduit à s’interroger sur la possibilité de fournir aux employés des équipements supplémentaires. En fonction du contexte unique de chaque service et des responsabilités de chaque employé, des équipements supplémentaires peuvent être fournis aux employés. En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, nous avons joint un cadre pour faciliter la prise de ces décisions, en précisant qui doit recevoir quel équipement et comment cet équipement doit être fourni.
Comme toujours, en prenant de telles décisions, nous devons toujours nous assurer que le besoin est suffisamment pressant. Nous devons également respecter l’optimisation des ressources et rester prudents dans la gestion des ressources.
Période de validité des directives du SCT
Ces directives à jour, ainsi que toutes les autres mesures annoncées pour aider notre effectif pendant les circonstances exceptionnelles causées par la lutte contre la COVID-19, resteront en vigueur jusqu’à ce que l’on autorise la reprise des activités non critiques ou qu’il soit indiqué autrement par l’employeur. Cela peut se produire à différents moments dans le pays, à mesure que des instructions sont fournies par les autorités de la santé publique. Nous continuerons de consulter vos équipes et les agents de négociation, car nous rajusterons les directives au besoin, en fonction de l’évolution de la situation et de la réponse des gouvernements à la pandémie.
Je vous suis reconnaissante de votre coopération pendant cette période difficile. N’oubliez pas de prendre soin de vous et de votre famille. Veuillez rappeler aux employés de consulter le contenu utile de notre site sur la COVID-19 pour trouver de l’information sur la santé mentale et le travail à distance.
Nancy Chahwan
Chief Human Resources Officer
Treasury Board of Canada Secretariat / Government of Canada
Nancy.Chahwan@tbs-sct.gc.ca / Tel : 613-907-5126 / TTY: 613-957-9090
Dirigeante principale des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada / Gouvernement du Canada
Nancy.Chahwan@tbs-sct.gc.ca / Tél : 613-907-5126 / ATS : 613-957-9090